Reisekostenrückerstattung

Das AEGEE-Passau Spezial

Es gibt Neuerungen im Travel Reimbursement. Wir möchten möglichst viele Mitglieder bei internationalen Events finanziell unterstützen – und zugleich mehr Aktionen, die direkt in Passau stattfinden, und unseren Mitgliedern zugutekommen (z.B. das Mitgliederwochenende oder andere Ausflüge).
Generell gilt nun:

– Wer Travel Reimbursement beantragen möchte, muss das bis spätestens 4 Wochen nach dem Event und 2 Wochen     vor der nächsten Mitgliederversammlung tun. Wenn der Antrag nicht rechtzeitig eingereicht wird, verfällt leider das Recht auf eine Rückerstattung!

– Zusätzlich muss ein kurzer Bericht + Foto an den IT geschickt werden, damit dies auf der Homepage veröffentlicht werden kann

– Für das Travel Reimbursement müssen sämtliche Belege für die Reisekosten (Flug/Zugtickets etc.) und das ausgefüllte Travel Reimbursement-Formular (findet ihr oben) beim Treasurer abgegeben werden.

– Bei Trainings o.ä. bitten wir euch außerdem Trainingsmaterialien und Ähnliches dem
Board und AEGEE-Passau zur Verfügung zu stellen.

– Für neue Mitglieder, die nach der 2. Mitgliederversammlung des Jahres eingetreten sind, gilt: Wenn man vor der Mitgliederversammlung im Januar Travel Reimbursement beantragen will, muss man nachträglich den Mitgliedsbeitrag für das laufende Semester zahlen (10€).


Die neuen Regelungen:

Als AEGEE-Passau Mitglied und Student in Passau:
Insgesamt max. 3 Events pro Studienjahr (regulär: 01.10.-30.9.)
max. 2 mal für folgende Events:

  • Agora (nur Delegates und Board), EBM, Schools (European School, HR-School, …)
    (= sog. “Statutory Events” = AEGEE intern*)
    → 50% der Reisekosten und der Teilnahmegebühren aber maximal 100 Euro pro Erstattung
    max. 1 mal für:
  • sonstiges Event (hierzu zählen auch Visitors bei der Agora)
    → 50% der Reisekosten und der Teilnahmegebühren aber maximal 50 Euro pro Erstattung

Als AEGEE-Passau Board-Mitglied:
→ s. o. (AEGEE Passau Mitglied)
+ NWM (=Network Meeting) -als AEGEE Pflicht-Event der Antennenrepräsentation*
+ noch ein weiteres Event

50% der Reisekosten und der Teilnahmegebühren aber maximal 50 Euro pro Erstattung
Insgesamt max. 4 Events pro akademischem Jahr.

Als AEGEE-Passau Mitglied, aber nicht mehr in Passau studierend:

Bis 1 Jahr nach Verlassen der Uni Passau.

Erstattung, wie bei AEGEE-Passau Mitgliedern, bei 2 Statutory Events und einem wählbaren (siehe oben) ABER maximal 50 Euro pro Erstattung.

Einzige Ausnahme: Wenn man als Delegate für AEGEE-Passau auf eine Agora fährt, können bis zu 100€, aber auch max. 50% der Kosten erstattet werden.

Grund: Nach Verlassen der Uni kann das AEGEE-Passau Mitglied nichts mehr zum Wissensaustausch beitragen.
Wie kann ich das beantragen?

Wann? bis spätestens vier Wochen nach dem Event und zwei Wochen vor der nächsten Mitgliederversammlung; Achtung: Wenn Antrag nicht rechtzeitig gestellt wird, verfällt leider der Anspruch auf Rückerstattung!

– es müssen sämtliche Belege der Reisekosten eingereicht werden (Flug/Zugtickets etc.)

– bei Trainigs o.ä. bitten wir euch außerdem darum, Trainigsmaterialien etc. dem board zur Verfügung zu stellen

– für Mitglieder, die sich nach der zweiten Mitgliederversammlung im Januar bei Aegee Passau eingeschrieben haben, gilt:

Wenn man für ein Event vor der Mitgliederversammlung im Januar Travel Reimbursement beantragen will, muss  nachträglich der Mitgliedsbeitrag für das laufende Semester gezahlt werden (10€)

 Folgendes Formular: Vorlage Travel-Reimbursement – Bericht bitte digital oder handschriftlich an den Treasurer Saskia Schweiger (treasurer@aegee-passau.de) einreichen.