Satzung (Code of Conduct)

AEGEE-Passau ist ein eingetragener Verein und verfügt über eine Satzung

SATZUNG DER ASSOCIATION DES ETATS GENERAUX DES ETUDIANTS DE L’EUROPE PASSAU E.V.

§ 1. Name und Sitz.

(1) Der Verein führt den Namen AEGEE (Association des Etats Généraux des Etudiants de l’Europe) Passau mit dem Zusatz „e. V.“ nach seiner Eintragung.

(2) Der Verein hat seinen Sitz in Passau und ist in das Vereinsregister einzutragen.

 

§ 2. Zweck des Vereins.

(1) Zweck des Vereins ist die Förderung von Völkerverständigung, Toleranz und internationalem Bewusstsein, insbesondere innerhalb Europas, sowie die Vertiefung der Idee der europäischen Einheit. Zu diesem Zweck unterstützt der Verein den kulturellen und wissenschaftlichen Austausch, insbesondere auf Hochschulebene.

(2) Hierzu finden Bildungs-, Informations- und Diskussionsveranstaltungen statt. Unter Jugendlichen und Studierenden soll durch Pflege europäischer Kontakte das Verständnis für die sozialen, wirtschaftlichen, politischen und kulturellen Verhältnisse anderer Länder im Hinblick auf eine wachsende europäische Zusammenarbeit gefördert werden. Im Rahmen seiner Möglichkeiten unterstützt der Verein Planung, Durchführung und Förderung des europäischen Studierenden- und Praktikantenaustausches.

(3) Zur Verwirklichung des Vereinszweckes unterhält der Verein Beziehungen zu anderen europäischen Institutionen und tritt dem europaweiten Verband der AEGEE bei.

(4) Der Verein ist weder parteipolitisch noch konfessionell gebunden.

 

§ 3. Gemeinnützigkeit.

(1) Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnittes „Steuerbegünstigte Zwecke im Sinne der Paragraphen 51 ff Abgabenordnung durch Förderung der Volksbildung und des Völkerverständigungsgedankens“.

(2) Der Verein ist selbstlos tätig, er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Mittel des Vereins dürfen nur für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Es darf niemand durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

 

§ 4. Mitgliedschaft.

(1) Ordentliche Mitglieder des Vereins können natürliche Personen bis zu einem Alter von 35 Jahren werden. Sie treten durch schriftliche Beitrittserklärung bei. Im Einzelfall entscheidet das Präsidium.

(2) Fördernde Mitglieder des Vereins können natürliche und juristische Personen werden, die sich mit den Zielen des Vereins verbunden wissen und ihn finanziell und ideell unterstützen. Fördernde Mitglieder haben kein Stimmrecht und übernehmen keine Ämter. Die Mitgliedschaft wird durch schriftliche Beitrittserklärung erworben, im Einzelfall entscheidet das Präsidium.

(3) Die Ehrenmitgliedschaft kann an Personen verliehen werden, die sich um den Verein besonders verdient gemacht haben. Die Mitgliederversammlung beschließt auf Vorschlag des Präsidiums oder auf Antrag von 10 % der ordentlichen Mitglieder über die Verleihung. Ehrenmitglieder haben kein Stimmrecht, übernehmen keine Ämter und sind von der Beitragspflicht befreit.

(4) Mit dem Beitritt eines Mitgliedes nimmt der Verein alle für die Mitgliedschaft im Verein relevanten Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung) auf. Diese Informationenwerden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

 

§ 5. Ende der Mitgliedschaft.

(1) Die Mitgliedschaft endet durch: 1. Austrittserklärung in schriftlicher Form unter Einhaltung einer Monatsfrist zum Jahresende. 2. Streichung aus der Mitgliederliste durch den Kassenwart wegen Nichtzahlung des fälligen Beitrags. Voraussetzung für die Streichung ist, dass der Mitgliedsbeitrag vier Wochen nach Fälligkeit noch nicht gezahlt worden ist. 3. Ausschluss aus wichtigem Grund, insbesondere wenn das Verhalten des Mitgliedes mit den Zielen des Vereins nicht in Einklang zu bringen ist. Das Präsidium entscheidet nach Anhörung des Mitgliedes vorläufig über den Ausschluss; die nächste Mitgliederversammlung entscheidet endgültig darüber. 4. Tod.

(2) Bei Überschreiten der Altersgrenze von 35 Jahren werden ordentliche Mitglieder in den Kreis der fördernden Mitglieder aufgenommen, sofern sie nicht den Austritt aus dem Verein erklären.

 

§ 6. Beiträge.

(1) Von den Mitgliedern des Vereins sind Jahresbeiträge zu entrichten. Ihre Höhe wird in der Beitragsordnung bestimmt. Die Beitragsordnung wird durch die Mitgliederversammlung festgelegt.

(2) Für die Fragen der Fälligkeit, des Verzugs, der Verjährung und der Leistungsstörungen gelten die allgemeinen Bestimmungen des BGB.

(3) Die aufgrund des Mitgliedschaftsverhältnisses geschuldeten Geldleistungen können nicht mit der Begründung verweigert werden, das Präsidium oder sonstige Vereinsorgane hätten ihre Verpflichtungen nicht erfüllt. Zulässig ist die Aufrechnung mit einer Geldforderung, welche dem Mitglied gegebenenfalls gegenüber dem Verein zusteht. Die Beitragspflicht endet mit Ausscheiden aus dem Verein. Umlagen zur Deckung besonderer Aufwendungen oder als Nachschüsse für Vereinsschulden finden grundsätzlich nicht statt.

(4) Neben den Mitgliedsbeiträgen zählen zu den Mitteln des Vereins auch Spenden und sonstige Zuwendungen.

 

§ 7. Geschäftsjahr.

Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

 

§ 8. Organe des Vereins.

Organe des Vereins sind: 1. Das Präsidium 2. Der Beirat 3. Die Mitgliederversammlung.

 

§ 9. Das Präsidium.

(1) Das Präsidium besteht aus dem Präsidenten, dem Kassenwart, dem Schriftführer und mindestens drei Beisitzern. Der Stellvertreter des Präsidenten wird in einem weiteren Wahlgang bestimmt, an dem die verbleibenden Präsidiumsmitglieder teilnehmen. Präsidiumsmitglieder müssen an der Universität Passau immatrikuliert sein. Ausnahmen von dieser Regel genehmigt die Mitgliederversammlung.

(2) Das Präsidium wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer eines Jahres gewählt. Die Amtsperiode des Präsidiums endet mit Ablauf des Jahres oder der Wahl eines neuen Präsidiums durch die absolute Mehrheit der Anwesenden der Mitgliederversammlung.

(3) Eine einmalige Wiederwahl der Präsidiumsmitglieder ist möglich. Ausnahmen genehmigt die Mitgliederversammlung. Erfolgt die Neuwahl nicht rechtzeitig, so bleibt das Präsidium bis zur Wahl des neuen Präsidiums im Amt. Eine Verzögerung der turnusgemäßen Neuwahl darf nur aus wichtigem Grund erfolgen.

(4) Scheidet ein Präsidiumsmitglied, für das es einen Stellvertreter gibt, vor Ablauf seiner Amtszeit aus, so wird sein Posten für den Rest dieser Amtszeit von seinem Stellvertreter übernommen. Scheidet ein Präsidiumsmitglied, für das es keinen Stellvertreter gibt, vor Ablauf seiner Amtszeit aus, so wird für den Rest der Amtszeit von dem verbleibenden Präsidium ein Nachfolger gewählt. Das Präsidium wählt unter sich einen neuen Stellvertreter für den Präsidenten. Die gewählten Nachfolger werden in beiden Fällen von der nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung bestätigt.

(5) Beschlüsse trifft das Präsidium mit Stimmenmehrheit, bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Präsidenten. Zur Beschlussfähigkeit ist die Anwesenheit von mindestens drei Präsidiumsmitgliedern erforderlich.

(5a) Beschlüsse des Präsidiums sind auch dann wirksam, wenn sie unter Zuhilfenahme elektronischer Kommunikationsmittel zustande kommen.

(6) Die Tätigkeit der Präsidiumsmitglieder ist ehrenamtlich.

(7) Das Präsidium ist der Mitgliederversammlung verantwortlich und erstellt einmal im Jahr einen Rechenschafts- und Kassenbericht.

 

§ 10. Geschäftsbereich des Präsidiums.

(1) Gerichtlich und außergerichtlich wird der Verein vom Präsidenten und dem ersten Stellvertreter i.S.d. § 26 BGB vertreten. Jeder von ihnen hat Einzelvertretungsbefugnis. Rechtsgeschäfte und Erklärungen, die den Verein vermögensrechtlich zur Leistung von mehr als € 5.000,00 im Einzelfall verpflichten, bedürfen zu ihrer Wirksamkeit eines Beschlusses des Präsidiums gemäß § 9.

(2) Der Kassenwart ist befugt, Einzahlungen auf und Auszahlungen von den Vereinskonten im Sinne von § 2 und 3 dieser Satzung absprachegemäß mit den übrigen Präsidiumsmitgliedern vorzunehmen.

 

§ 11. Finanzkontrolle.

Die von der Mitgliederversammlung gewählten Kassenprüfer haben die laufenden Rechnungen zu prüfen und mit einem schriftlichen Prüfungsvermerk zu versehen. Die Mitglieder des Präsidiums sind ihnen zur Auskunft verpflichtet. Eine Kassenprüfung findet mindestens einmal pro Semester statt. Die Kassenprüfer werden jeweils für ein Jahr gewählt. Eine Wiederwahl ist zulässig.

 

§ 12. Agora-Delegierte.

(1) Die Delegierten der Agora (Mitgliederversammlung) von AEGEE-Europe und deren Vertreter werden jeweils für eine Agora gewählt. Damit soll gewährleistet werden, dass die Gewählten auch zur Agora fahren können, da zum Zeitpunkt der Wahl Termin und Ort der Agora normalerweise schon offiziell bekannt sind.

(2) Die Anzahl der Agora-Delegierten bestimmt sich gemäß der Satzung von AEGEE-Europe. Die Mitgliederversammlung wählt sie aus dem Kreis der ordentlichen Mitglieder.

 

§ 13. Mitgliederversammlung.

(1) Die ordentliche Mitgliederversammlung wird durch das Präsidium einberufen. Sie findet mindestens einmal pro Semester statt und zwar nicht während der vorlesungsfreien Zeit.

(2) Die ordentlichen Mitglieder des Vereins sind unter Bekanntgabe der Tagesordnung mindestens drei Wochen vor dem Tag der Mitgliederversammlung schriftlich einzuladen.

(3) Das Präsidium kann eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Es ist hierzu verpflichtet, wenn ein Viertel der Mitglieder dies unter Angabe des Zweckes und der Gründe schriftlich verlangt. In diesem Fall sind die Mitglieder unter Bekanntgabe der Tagesordnung mindestens eine Woche vor dem Tage der außerordentlichen Mitgliederversammlung schriftlich einzuladen.

(4) Anstelle einer physischen Mitgliederversammlung kann das Präsidium eine virtuelle Mitgliederversammlung unter Zuhilfenahme elektronischer Kommunikationsmittel als Versammlungsform festlegen. Dies ist bei der schriftlichen Einladung der ordentlichen Mitglieder des Vereins bekanntzugeben.

 

§ 14. Anträge.

Jedes ordentliche Mitglied des Vereins ist antragsberechtigt.

§ 15. Aufgaben der Mitgliederversammlung.

Die Mitgliederversammlung hat folgende Aufgaben:

  1. Genehmigung der Jahresrechnung
  2. Entlastung des Präsidiums
  3. Wahl des Präsidiums
  4. Wahl von zwei Kassenprüfern
  5. Wahl der Agora-Delegierten
  6. Wahl des Beirates
  7. Satzungsänderungen
  8. Beschlussfassung über Anträge des Präsidiums und der Mitglieder
  9. Beschlussfassung über die Gründung von Ausschüssen und deren Kompetenzen
  10. Beschlussfassung über den Ausschluss von Mitgliedern
  11. Beschlussfassung über die Verleihung der Ehrenmitgliedschaft
  12. Beschlussfassung über die Vereinsordnung
  13. Beschlussfassung über die Auflösung des Vereins
  14. Beschlussfassung über Namensänderung

 

§ 16. Beschlussfassung der Mitgliederversammlung.

(1) Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der ordentlichen Mitglieder anwesend sind. Wird wegen Beschlussunfähigkeit zum selben Tagesordnungspunkt ein zweites Mal eingeladen, so ist die Mitgliederversammlung beschlussfähig, unabhängig von der Zahl der erschienenen Mitglieder. In der Ladung zur Mitgliederversammlung kann für den Fall der Beschlussunfähigkeit bereits zu einer zweiten Mitgliederversammlung, die am gleichen Tage wie die erste stattfindet, geladen werden.

(2) Jedes in der Mitgliederversammlung anwesende ordentliche Vereinsmitglied hat eine Stimme, sofern es den Mitgliedsbeitrag bezahlt hat.

(3) Beschlüsse werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, soweit gesetzliche Vorschriften oder die Satzung nichts Anderes bestimmen. Die Beschlussfassung erfolgt in der Regel in offener Abstimmung. Wahlen sind auf Antrag geheim.

(4) Bei Personenwahlen ist die Wahlordnung zu beachten.

 

§ 17. Niederschriften.

Über alle Mitgliederversammlungen und Präsidiumssitzungen ist eine Niederschrift durch den Schriftführer anzufertigen, die vom Präsidenten und einem weiteren Präsidiumsmitglied zu unterzeichnen ist

.

§ 18. Ausschüsse.

Durch Beschluss der Mitgliederversammlung können Ausschüsse zur Wahrnehmung besonderer Vereinsaufgaben eingerichtet werden.

 

§ 19. Beirat.

(1) Der Beirat besteht aus bis zu drei Mitgliedern. Beiratsmitglieder müssen an der Universität Passau immatrikuliert sein. Ausnahmen zu dieser Regel genehmigt die Mitgliederversammlung.

(2) Der Beirat wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer eines Jahres gewählt. Die Amtsperiode des Beirates endet mit Ablauf des Jahres oder der Wahl eines neuen Beirates durch die einfache Mehrheit der Anwesenden der Mitgliederversammlung.

(3) Scheidet ein Beiratsmitglied vor Ablauf seiner Amtszeit aus, kann das Präsidium einen Nachfolger wählen. Dieser gewählte Nachfolger ist von der nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung zu bestätigen.

(4) Der Beirat soll eine beratende Funktion einnehmen. Er hat dem Präsidium bei Fragen und Unklarheiten zur Seite zu stehen und gegebenenfalls bei Spannungen innerhalb des Präsidiums eine vermittelnde Rolle einzunehmen. Der Beirat nimmt nicht an den wöchentlichen Treffen des Präsidiums teil. Um eine ausreichende Kommunikation zwischen Präsidium und Beirat zu gewährleisten, sind die Beiratsmitglieder dem Kommunikationskanal des Präsidiums beizufügen.

(5) Die Tätigkeit der Beiratsmitglieder ist ehrenamtlich.

(6) Der Beirat ist der Mitgliederversammlung verantwortlich und erstellt einmal im Jahr einen Rechenschaftsbericht.

 

§ 20. Satzungsänderung.

Satzungsänderungen können nur mit Mehrheit von zwei Drittel der anwesenden, stimmberechtigten Mitglieder beschlossen werden. Die vorgeschlagene Änderung ist als Tagesordnungspunkt bekannt zu geben und mit der Einladung zu einer ordentlichen Mitgliederversammlung zu versenden. Ein Satzungsänderungsantrag kann auch noch auf einer Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit zur Tagesordnung hinzugefügt werden. Eine solche Satzungsänderung muss auf der Mitgliederversammlung mit 2/3 – Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder angenommen werden.

 

§ 21. Vereinsauflösung.

(1) Zur Auflösung des Vereins ist in der Mitgliederversammlung die Mehrheit von drei Viertel der anwesenden, stimmberechtigten Mitglieder erforderlich. Eine Auflösung zum Zwecke einerEingliederung in den AEGEE-Verein auf europäischer Ebene bedarf lediglich der Zwei-Drittel-Mehrheit. In diesen Fällen gilt ausnahmsweise eine Einladungsfrist von einem Monat.

(2) Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins oder bei Wegfall seines bisherigen Zweckes fällt das Vermögen des Vereins nach vorheriger Zustimmung des Finanzamtes an eine Körperschaft, die es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige Zwecke der europäischen Einigung im Sinne dieser Satzung zu verwenden hat.

 

§ 22. Datenschutz.

(1) Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder im Verein verarbeitet.

(2) Jedes Vereinsmitglied hat das Recht darauf:

a) Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu erhalten,

b) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten berichtigt werden, wenn sie unrichtig sind,

c) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gesperrt werden, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt,

d) dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gelöscht werden, wenn die Speicherung unzulässig war oder die Zwecke für die sie erhoben und gespeichert wurden nicht mehr notwendig sind,

e) der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen,

f) seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

3) Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem der jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.

 

§ 23. Inkrafttreten.

Die Satzung tritt mit dem Tage der Beschlussfassung in Kraft.

Passau, im Juli 2021 (01.07.2021) Neufassung der Satzung

 

Code of Conduct (AEGEE Europe)

Introduction

Article 1: Definitions

For the purposes of this Code of Conduct, the following terms may be used and shall have the meaning as explained below:

  • Simple discrimination – In simple discrimination, “only one stimulus condition exerts control over a response”.
  • Multiple discrimination – Multiple discrimination takes place when someone is discriminated against for more than one reason, for example on the basis of gender and religion, age and ethnicity, etc.; and thus takes into account an intersectional approach.
  • Non-inclusive language – Language that treats people unfairly, insults, or excludes a person or group of people.
  • Inclusive language – Language that avoids the use of certain expressions or words that might be considered to exclude particular groups of people, such as using guys when referring to a group of people, the use of which might be considered to exclude women and people who identify as non-binary.
  • Non-violent communication – Non-violent communication is a manner of communication which focuses on communicating compassionately where you observe without judgement, take responsibility for your feelings and make the connection between feelings and unmet needs in an individual, in order to make specific, doable requests, to which people can respond compassionately.
  • Ordinary members – The associations (Locals), which have signed the Convention d’Adhésion, who undertake to respect the Statutes of the association and its internal working formats; and the AEGEE partner associations, which have signed the Convention d’Adhésion, who undertake and respect the Statutes of the association and its internal working formats.
  • Universal Declaration of Human Rights – was proclaimed by the United Nations General Assembly in Paris on 10 December 1948 (General Assembly resolution 217 A) as a common standard of achievements for all peoples and all nations. It sets out, for the first time, fundamental human rights to be universally protected and it has been translated into over 500 languages.
  • Psychological harassment – Humiliating, intimidating or abusive behaviour which is often difficult to detect, leaving no evidence other than victim reports or complaints.
  • Consent – A freely, wilfully and voluntarily agreement between people for something to happen or an agreement to do something. Consent can be taken away at any point in time. Consent cannot be given by individuals who are under the applicable age of consent, intoxicated or incapacitated by drugs or alcohol, asleep, unconscious, or influenced by their mental state in their ability to make decisions and/or be aware of a situation. If someone agrees to an activity under pressure of intimidation or threat, this is not considered consent as it was not given freely.
  • Sexual harassment – Unwelcome behavior of a sexual nature, which can involve one or more incidents, related, but not limited to making sexual comments, inappropriate sexual gestures, sending sexually suggestive communications, attempted or actual sexual assault and unwelcome touching. Anyone can be a victim of sexual harassment, regardless of their gender and the gender of the harasser.
  • Sexual assault – Intentional sexual contact, characterised by use of force, threats, intimidation, abuse of authority or when the victim does not or cannot consent. It includes rape, forcible sodomy and other unwanted indecent contact (e.g., kissing against another person’s will) that is aggravated, abusive or wrongful (to include unwanted and inappropriate sexual contact), or attempts to commit these acts.
  • Safe space – A place or environment in which a person or category of people can feel confident that they will not be exposed to discrimination, harassment, or any other emotional or physical harm.
  • Safe persons – Youth workers trained to prevent, detect and react to cases of sexual harassment in the organisation. They are present at events to help raise awareness about the topic, intervene in questionable situations and provide a listening ear to victims.
  • Verbal harassment – The use of words to cause harm to the person being spoken to.
  • Abuse of power – Wrongful use of authority or privileged position to influence others or use their powers and rights for their own personal interest against the interests of the group.

Article 2: Purpose

The aim of this Code of Conduct is to ensure a diverse, safe and inclusive environment based on the values of equity and mutual understanding, without barriers, including but not limited to mobility, race, ethnicity, gender, sexual orientation, disability as well as socio-economic background; as well as to promote mutual respect and encourage full participation in all the bodies and events of the AEGEE-Europe.

Article 3: Scope

The Code of Conduct shall be applicable to all AEGEE members, including, but not only during its events and activities. This document shall be a guide and manifesto for all members in representing the core values of the association. The Code of Conduct applies to both, formal and informal settings.

The Code of Conduct shall additionally be applicable to all people, including those that are not AEGEE members, during the participation and attendance of events and activities of AEGEE.

General Rules

Article 4: Misconduct and punishable offences

The following behaviour shall be considered misconduct:

  • Simple or multiple discrimination of a lighter grade, in unrepeated;
  • Negligence in performance of duties for Agora elected bodies and Comité Directeur appointed bodies.

The following behaviour shall be considered a punishable offence:

  • Repeated acts of simple or multiple discrimination;
  • Sexual assault and harassment;
  • Physical or verbal assault and abuse;
  • Gross violation of principles of privacy of individuals;
  • Damage to personal property, property of AEGEE-Europe or public property;
  • Theft;
  • Conscious and knowledgeable sharing of internal confidential data to unauthorised persons without the consent of the Data Privacy Commission;
  • Breach of health and safety rules as set by the organisers of events and the relevant authorities;
  • Violation of international or local laws;
  • Abuse of power.

In case of any of the above mentioned actions, procedures defined in Article 10 can be invoked by any member of AEGEE, affected by these or a direct witness of them.

Article 5: Acts of Discriminations and violence

AEGEE-Europe, advocating for young people all around Europe to meet and learn from each other in order to foster mutual understanding, to break stereotypes and strengthen tolerance, respect and solidarity, and promote equity from an intersectional perspective, rejects and condemns any kind of violence and discrimination as the ones based on:

  • age;
  • citizenship;
  • disabilities, or impairments of any kind;
  • education and socio-economic background;
  • physical appearance;
  • place of origin;
  • gender, including gender identity or gender expression;
  • sexual orientation;
  • race;
  • religion.

Article 6: Inclusive language and non-violent communication

At all times inclusiveness in the association shall be fostered, including through the use of inclusive language. Additionally, non-violent communication methods shall be applied and fostered, to assure a meaningful dialogue between our members, but also externally.

Article 7: General rules of behaviour

AEGEE-Europe requires that the behaviour of any individual participating in any offline or online activity of AEGEE or representing externally AEGEE-Europe must be coherent with the values and principles of AEGEE as aforementioned and promote inside the Network inclusive, safe and accessible spaces, while using non-violent communication.

Violation and procedures

Article 8: Violations

A violation shall be understood as any action against this Code of Conduct as well as the core values and principles of AEGEE.

Article 9: Reporting and points of contact

In case of any misconduct, the Comité Directeur shall be the point of contact and responsible structure for the execution of the procedure. If deemed necessary, the Mediation Commission shall be informed of the events and involved in their resolution.

In case of sexual harassment or assault, the Safe Person Committee and the Pool of Safe Persons shall be considered the point of contact and structure responsible for the execution of the procedure as well as informing the person affected of the different complaint mechanisms in place. Anyone subject to sexual harassment has the possibility to choose one of three complaint mechanisms as detailed in Article 11.

In case of physical or verbal assault or abuse, the Mediation Commission or the Comité Directeur shall be considered the point of contact and structures responsible for the execution of the procedure.

In case of conscious and knowledgeable sharing of internal confidential data to unauthorised persons, the Data Privacy Commission shall be considered the point of contact and structure responsible for the execution of the procedure.

In case of any other punishable offence, the Comité Directeur shall be the point of contact and structure responsible for the execution of the procedure. If deemed necessary, other structures of AEGEE-Europe may be involved to support the resolution of the situation.

Reports can be made in written or, if necessary, verbal form to the respective structures directly. In case of any structure not being present or reachable at the moment, the Mediation Commission may always act as a substitute and facilitate the process.

Article 10: Procedure and sanctions

Depending on the nature and severity of the violation of the Code of Conduct, the following procedures may apply:

  • In case of repeated misconduct or punishable offences during events, Article 1, 2 and 3 of the Policy on Banning People of AEGEE-Europe can apply;
  • In case of any punishable offences, Article 4 and 6 of the Policy on Banning People of AEGEE-Europe can apply.
  • In case of punishable offences committed by Ordinary members of AEGEE-Europe, Article 24 of the Statutes of AEGEE-Europe, Article 4 of the Commission Rules of AEGEE-Europe and the Working Format of the Mediation Commission can apply.
  • In case of conscious and knowledgeable sharing of internal confidential data to unauthorised persons, Article 8 of the Data Privacy Policy Statement, and/or Article 4 and 7 of the Policy on Banning People may apply.

Article 11: Complaint mechanisms regarding sexual harassment

With respect to the wishes of the person(s) affected and the advice of the Safe Person Committee or the designated Safe Person of the event the following complaint mechanisms shall be invoked:

  • Informal complaint mechanism – If the person(s) harmed wishes to deal with the matter informally, the point of contact has to facilitate a discussion between all parties involved to achieve an informal and amicable resolution which is acceptable to the complainant(s), or refer the matter to a member of the Mediation Commission to strive for an amicable settlement.
  • Formal complaint mechanism inside the organisation – If the person(s) harmed wishes to make a formal complaint or if the informal complaint mechanism has not led to a satisfactory outcome for the person(s) affected, the formal complaint mechanism should be used to resolve the matter. In this case, the point of contact has to conduct a detailed investigation on the incident, separately interviewing the victim, the potential perpetrator(s) and the third parties in order to assess what transpired. The point of contact shall produce a report detailing the investigation, with the recommendations of further actions to be taken.
  • Outside complaint mechanism – A person can also make a complaint outside of AEGEE-Europe through the relevant legal framework such as the police or the relevant embassy, or the hospital. The point of contact shall in this case offer assistance to the person affected in relation to making such a complaint.

The point of contact shall in case of any of the invoked mechanisms offer the person(s) affected support by making them feel safe, believed and listened to, as well as ensure that a confidential record is kept of the executed mechanism(s).

Article 12: Legal steps

The above-mentioned regulations and mediation measures do not interfere with the harmed person’s or harmed group’s legal rights to bring legal action against the offender(s).

Privacy

Article 13: Complaint mechanisms regarding sexual harassment

To assure the privacy of individuals and groups, the Data Privacy Policy Statement and the Policy on Banning People of AEGEE-Europe shall apply.